نظارت بر فعالیت های کسب  و کار (Business Activity Monitoring)

موضوع نظارت بر فعالیت های کسب وکار مفهوم جدیدی است که حدود ۱۲ سال پیش مطرح شد. درواقع با رشد مدیریت فرآیندهای کسب وکار و قابلیت برقراری رابطه شفاف بین ابزارهای بلادرنگ فناوری اطلاعات و فعالیت های کسب وکار ، مدیریت فرآیندهای کسب وکار نیز پا به عرصه گذاشت. نظارت بر فعالیت های کسب وکار فرآیندها و فناوری هایی را تشریح می کند که آگاهی از وضعیت کنونی را افزایش می دهند و تجزیه و تحلیل شاخص های مهم عملکرد کسب وکار را بر اساس داده های زمان واقعی امکان پذیر می کنند. نظارت بر فعالیت های کسب وکار برای بهبود سرعت و اثربخشی عملیات تجاری از طریق پیگیری آنچه اتفاق می افتد و سریع جلوه دادن مسائل استفاده می شود.
مفهوم نظارت بر فعالیت های کسب وکار را می توان از طریق انواع مختلفی از ابزارهای نرم افزاری پیاده سازی کرد. کسانی که فقط نظارت بر فعالیت های کسب وکار را هدف قرار می دهند "محصولات پلتفرم نظارت بر فعالیت های کسب وکار " نامیده می شوند. بیش از ۲۰۰۰ شرکت در جهان با استفاده از مدیریت فرآیندهای کسب وکار و استقرار آن برای نظارت و مدیریت فرآیندها توانستند نرخ بازگشت سرمایه خود را به صورت بلادرنگ محاسبه کنند. مدیریت فرآیندهای کسب وکار این امکان را برای سازمان ها بوجود می آورد که فهم و دید بهتری از کارایی کسب و کارشان بدست آورند و بتوانند آن را بهبود بخشند.


هدف نسل اول مدیریت فرآیندهای کسب وکار ثبت کردن جریان تراکنش های رخ داده با استفاده از ابزارهای فناوری اطلاعات بود، اطلاعاتی مانند تعداد فرآیندهای اجرا شده، تراکنش ها، رخدادها و نمایش اطلاعاتی از داده های گذشته در قالب نمودارهای داشبورد. با پیشرفت بیشتر در این حوزه ابزارهای مدیریت فرآیندهای کسب وکار علاوه بر ثبت داده های ثابت، داده های پویا را نیز نمایش دادند و بر روند تراکنش های کسب و کار بیش از پیش متمرکز شدند.
در نسل دوم مبحث تضمین و دید بهتر کسب و کارها، خدمات کنترلی و شناسایی الگوهای پیچیده پشتیبانی شد و قابلیت های بسیاری مانند مدیریت تغییرات، بهبود کیفیت، اطمینان از صحت عملکرد و پیش بینی کسب و کار بر اساس نتایج ثبت شده را به همراه آورد.


مزایای نظارت بر فعالیت های کسب وکار:
مدیران قادر خواهند بود که مشکلات فرآیندهای کسب و کار خود را به سادگی تشخیص دهند.
امکان تعریف شاخص های مختلفی مانند زمان مورد انتظار، حداکثر زمان و حداقل زمان اجرای هر مرحله از فرآیند در سیستم وجود دارد.
با استفاده از ابزارهای موجود در سیستم از قبیل نظارت بر فعالیت های کسب وکار و گردش فرآیند و ... امکان نظارت کامل بر اجرای فرآیندهای سازمان در زمان واقعی وجود دارد.


ابزارهای نظارت بر فعالیت های کسب و کار:
ابزارهای نظارت بر فعالیت های کسب و کار به مدیران این امکان را می دهد تا از وضعیت فرایندهای کسب و کار خود و کسب و کارهای جهانی مطلع باشند. علاوه بر این، آنها عامل مهمی در کمک به تصمیم گیری هستند. وظیفه ای که آنها در یک شرکت انجام می دهند بسیار مهم است ، زیرا اجازه می دهند یک چشم انداز کلی از وضعیت شرکت داشته باشند. با استفاده از این ابزار شرکت ها قادر خواهند بود:
فرآیندهای کسب وکارشان را نظارت کنند.
خطاها و موارد خاص پیش آمده در کسب وکار را شناسایی نموده و به صورت بلادرنگ از آن ها گزارش گیری نمایند.
این ابزار نحوه اجرای فرآیندها را پیگیری کرده و با تولید گزارشات مبنی بر موفق بودن یا نبودن فرآیندها باعث مدیریت بهتر فعالیت های موجود می گردد، سوددهی تراکنش کسب وکار را ضمانت می کند و بروز خطر را تا حد امکان کاهش می دهد.
از تکنولوژی برای تعریف و تحلیل موثر فرصت ها و ریسک های مهم موجود در یک بنگاه اقتصادی استفاده می کند تا آن بنگاه اقتصادی سودآوری خود را به حداکثر برساند و بهره وری خود را بهینه سازی کند.


الگوی مدیریت فرآیندهای کسب وکار برای ارزیابی فاکتورهای خارجی و نیز فاکتورهای داخلی می تواند مورد استفاده قرار بگیرد. به منظور اجرای موثر و کارآمد مدیریت فرآیندهای کسب وکار سه اقدام مهم باید مد نظر قرار گیرد:
داده های مرتبط به شیوه ای موثر و به موقع و به اندازه کافی جمع آوری می شوند تا بتوان نتایج معنا داری را ارائه داد.
داده های جمع آوری شده پردازش می شوند تا فاکتورهای مربوطه شناسایی و دسته بندی شوند.
در نهایت، داده ها تحلیل می شوند و نتایج به دست آمده در یک برنامه کامپیوتری ساده نمایش داده می شود تا کارکنان بتوانند اقدامات مناسب را در رابطه با آن انجام دهند.
درواقع تمرکز نظارت بر فعالیت های کسب وکار بر روی چهار ویژگی زیر است:
1. تعداد
تعداد تراکنش ها؛
تعداد رخدادهای فرآیند؛
منافع کسب شده از تراکنش؛
منافع کسب شده از اجرای فرآیند؛
هزینه؛
مقدار حاشیه سود؛
تعداد تغییرات در یک رکورد؛
تعداد اجناس مصرف شده؛
تعداد تماس های گرفته شده؛
تعداد بلیت های خریداری شده؛
تعداد خطاهای رخ داده؛
تعداد روزهای سپری شده طبق برنامه ریزی.
2. سرعت
سیستم نظارت فعالیت های کسب وکار (مدیریت فرآیندهای کسب وکار) میزان سرعت انجام فعالیت های کسب وکار را اندازه گیری می کند و این امکان را به کاربر می دهد که نتایج را مشاهده کرده یا بتواند رخداد، اعلام خطر یا فعالیت خودکاری را بر اساس شرایط زمانی خاص فعال نماید.


3. خطا
بهترین سیستم ها به خطایی مانند خطاهای نرم افزاری، سخت افزاری و یا خطاهای انسانی برمی خورند. لذا مدیریت فرآیندهای کسب وکار این خطاها را ردیابی می کند و با شناسایی موقعیت و چگونگی رخداد پیش آمده، آن ها را رفع می نماید. آمار مرتبط با شمارش و اندازه گیری خطاها، روند شناسایی خطاها را بهبود می دهد.


4. شرایط خاص
مدیریت فرآیندهای کسب وکار شرایط را پیگیری می کند و داده های آماری و تحلیلی مرتبط را از طریق اخطار و یا فعالیت خاص به کاربر اعلام می نماید.




نتیجه گیری
از کاربردهای نظارت بر فعالیت های کسب وکار کمک به صاحبان فرآیند در جهت شناسایی گلوگاه ها و مشکلات فرآیند می باشد. در واقع نظارت بر فعالیت های کسب وکار گزارشی است که بر عملکرد فرآیندهای کسب و کار نظارت می کند. نظارت بر فعالیت های کسب وکار فرآیندها و فعالیت های مرتبط با هر فرآیند را تحلیل و بررسی می کند و زمان واقعی اجرای فعالیت ها و فرآیندهای کسب وکار را در اختیار مالک فرآیند و ذینفعان صاحب دسترسی ارائه می نماید.
گزارشات نظارت بر فعالیت های کسب وکار در درجه اول یک راه حل برای تولید زمان واقعی کلیه فعالیت های تجاری سازمان برای مدیران عملیاتی و مدیران عالی است و نظارت بر فعالیت های کسب وکار برای این که بتواند این اطلاعات را به دست آورد از ابزارهایی مثل سرعت سنج و نمودار فرآیند استفاده می کند. نظارت بر فعالیت های کسب وکار یک داشبورد مدیریتی برای کنترل عملکرد فرآیندهای کسب وکار در سازمان است.
مدیران فناوری اطلاعات و متولیان حوزه فرآیندهای سازمانی می بایست همراه با تهیه و به کارگیری نرم افزار BPMS در تکاپوی فراهم سازی زیرساخت طراحی اطلاعات آماری باشند. درواقع نبود این زیرساخت قدرت تحلیل، تصمیم گیری و بهینه سازی فرآیندهای سازمانی را ناممکن می کند.


آشنایی با مدیریت فرآیند کسب وکار | بهمدام

behmodam.com